Je administratie regelen

Als je ervoor kiest om te freelancen ben je wettelijk verplicht een financiële administratie van je werkzaamheden bij te houden. Dat is ook voor jezelf fijn, want je krijgt inzicht in hoe je onderneming ervoor staat, welke betalingen je nog moet ontvangen, enzovoort. Behalve de financiën is het ook raadzaam om je gewerkte uren en zakelijke kilometers bij te houden.

Waaraan moet een goede administratie voldoen?
De Belastingdienst stelt eisen aan een administratie. De volgende zaken moeten erin te vinden zijn: 

• Facturen (inkomend en uitgaand) 
• Uitgaven en ontvangsten (aan de hand van bankafschriften) 
• Gegevens over de verhouding zakelijk en privé van goederen en diensten (auto, kantoor- of bedrijfsruimte) 
• De administratie moet zeven jaar bewaard worden. Vergeet niet een btw-nummer aan te vragen als je btw-plichtig bent.

Wel of geen boekhouder?
Er zijn diverse boekhoudpakketten verkrijgbaar die je kunnen helpen een goede administratie te voeren. Wie geen tijd of zin heeft om zich met de administratie bezig te houden, kan die klus (gedeeltelijk) uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor. Kijk kritisch welke zaken je eventueel zelf kunt doen (bijv. de btw-aangifte) om kosten te besparen.

Orde en overzicht houden
Een doelmatige administratie is ordelijk, overzichtelijk en wordt consequent bijgehouden. Maak bakken of mappen voor de volgende onderwerpen: 

• Uitgaande facturen 
• Inkomende facturen 
• Bank- of giro-afschriften (met kassabonnen) 
• Belastingdienst 
• Contracten e.d.

Houd dagelijks een agenda en een urenadministratie bij en hoeveel kilometers je zakelijk gereden hebt. Vermeld daarbij de opdrachtgever, de specifieke opdracht en je reisbestemming. Zo maak je voor jezelf inzichtelijk hoeveel tijd je waaraan besteedt (per klus/opdrachtgever en verhouding declarabele/niet-declarabele uren) en kun je aan de Belastingdienst aantonen of je voldoende uren gemaakt hebt om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek.

Factureren
Het mooiste onderdeel van freelancen is een factuur als een opdracht is afgerond. Let erop dat je factuur minimaal de volgende informatie bevat: 

• Naam, adres en woonplaats van jezelf en van de opdrachtgever 
• De datum 
• Een uniek volgnummer (factuurnummer) 
• Je btw-nummer (indien je btw-plichtig bent) 
• Omschrijving van de geleverde diensten of goederen 
• De datum of periode van levering 
• Het bedrag exclusief btw 
• Het btw-tarief en het verschuldige btw-bedrag 
• Je bank- of gironummer 
• Je inschrijvingsnummer kvk (indien je bent ingeschreven) 
• Het btw-nummer van de afnemer (bij levering aan het buitenland)
• Een factuur moet verzonden worden vóór de 15e van de maand volgend op het moment dat je de diensten of goederen geleverd hebt. Het is handig een betalingstermijn te vermelden. Deze is echter niet bindend. Een gangbare betalingstermijn is 30 dagen.