Online verbinden als manager, hoe doe je dat? Deze tijd vraagt om stevig leiderschap én aandacht voor het individu. Een cruciale rol is hierin weggelegd voor teamleiders, managers en directeuren. Ook online, marketing en communicatieteams staan voor (nieuwe) uitdagingen. In de week van het werkgeluk vindt Babbage Company het belangrijk om stil te staan bij hoe je de teamspirit kunt verbeteren én vasthouden, ook op afstand. Wij nodigden expert Anne Giezen uit om te vertellen hoe je op afstand een succesvolle teamspirit kan bewerkstelligen.
De spreker: Anne Giezen
Anne Giezen is specialist op het gebied van teambuilding en coacht teams die met meer succes en plezier willen samenwerken. Vanuit haar achtergrond in P&O heeft zij veel ervaring met het functioneren van teams, zowel bij grote organisaties als in het onderwijs. Met de kennis die zij heeft opgedaan traint zij nu anderen om een gezonde, succesvolle teamdynamiek te kunnen realiseren. Zij is dus de perfecte persoon om ons meer te leren over teamspirit op afstand.
Weet wat jouw rol is
Als teamleider/manager/leidinggevende is het belangrijk om te weten wat jouw rol is binnen jouw team, om het team op de juiste manier aan te sturen. Waar ben je het meest mee bezig; met managen, met leiden of met coachen? "Het liefst wil je coachen en leiding geven, en minder graag brandjes blussen. Maar de praktijk is vaak weerbarstig," zegt Giezen. "Als je veel tijd besteed aan brandjes blussen is het voor het team onduidelijk waar je naartoe wilt." Voor een goede teamspirit is het hebben van een duidelijk doel juist nodig. Wanneer je leiding geeft, kun je processen binnen het team op tijd bijsturen wanneer dat nodig is en werken naar het doel toe.
Hoe groepen werken
Naast jouw eigen rol als leidinggevende, is het ook van belang om inzicht te hebben in hoe mensen zich gedragen en te weten hoe je een bestaande dynamiek een bepaalde kant op kunt sturen. Groepscultuur is heel lastig te veranderen. Als voorbeeld gebruikt Anne een onderzoek bij apen:
In een kooi met een groep apen wordt een banaan opgehangen. De apen die proberen de banaan te pakken worden steeds natgespoten. Na een tijdje wordt een aap omgewisseld voor een nieuwe aap. Deze nieuwe aap probeert de banaan te pakken, maar de groep andere apen waarschuwt hem om dit niet te doen. De nieuwe aap luistert naar het advies. Het wisselen van apen wordt een aantal keer herhaalt en toen alle apen waren omgewisseld, bleef de banaan hangen. Zelfs de apen die niét hadden gezien dat je werd natgespoten, pakten de banaan niet.
Dit voorbeeld toont aan hoe een bepaalde cultuur zich ontwikkelt: "Het is lastig om gewoontes en gedrag te veranderen. Maar het is niet onmogelijk!"
De fases van verandering
Hoe verander je dan gewoontes en gedrag? Het veranderen van cultuur kent vier fases: vluchten, strijden, samen komen en werken. Aan het gedrag van teamleden kun je zien in welke fase de ontwikkeling van het team zich bevindt. De vlucht-fase kenmerkt zich doordat alle leden van een groep op zichzelf opereren, communicatie loopt vaak via de leidinggevende. Na een aantal interventies (door de leidinggevende) kom je in de tweede fase: de strijd-fase. Er komt ruimte voor verschillen tussen de teamleden en iedereen leert hoe met deze verschillen om te gaan. In de derde fase, de samen-fase, komt het team tot elkaar. Het team is zich nog niet bewust van de wereld búiten het team en het functioneren van het team binnen een groter geheel. Als het team dat heeft geleerd, zijn we beland in de werkfase, de vierde fase.
De ontwikkeling van een team is constant in beweging en geen één richting verkeer. Zeker wanneer een nieuw lid toetreed kan een team terugvallen in de vlucht-fase. De teamleider/leidinggevende/manager kan dit met de juiste begeleiding in goede banen leiden.
Hoe leid je als teamleider/leidinggevende/manager je team door deze ontwikkeling?
Het is belangrijk om een duidelijke structuur neer te zetten en aan te sturen op het nakomen van afspraken om de vlucht-fase te doorstaan. Denk aan het op 
tijd laten starten van vergaderingen en laatkomers te instrueren voortaan op tijd te komen. In de strijd-fase is conflictbeheersing belangrijk. Mensen moeten met elkaar het conflict oplossen met afnemende sturing van buitenaf. Laat teamleden met elkaar in gesprek gaan. In de samen-fase laten leden van het team meer sensitiviteit zien en richten ze zich meer naar buiten. In de werk-fase is het team zelfsturend geworden. Als leidinggevende moet je zorgen voor de juiste én voldoende middelen. Het team reflecteert zelf op hoe het werkt en wat er nog voor stappen gemaakt kunnen worden in de ontwikkeling.
Teamspirit bouwen in 5 stappen
Anne Giezen geeft 5 stappen waarmee je kan werken aan de teamspirit.
2. Stel samen duidelijk doelen en leg deze vast: Zo voorkom je onduidelijkheid bij het hele team
3. Organiseer het leerproces: Het is belangrijk gezamenlijk te reflecteren op de gestelde doelen om deze te kunnen halen.
4. Benut talent en verschillen: Gebruik en ontwikkel de individuele talenten en verschillen binnen het team, zo leert het team elkaar beter kennen en wordt het een sterker team.
5. Evalueer en reflecteer: Sta niet alleen stil bij wel doel behaald is, maar ook hoé een doel behaald is. Neem hier de tijd voor!
What not to do?
Wat moet je vooral niét doen als je bouwt aan de teamspirit? Wanneer je als leidinggevende teveel naar jezelf toetrekt, ontneem je de leden van het team de kans om het zélf te doen en te leren wat wel en niet werkt. Vertrouw op de autonomie van de teamleden zelf, als manager stuur je aan waar het nodig is. Het helpt om niet te lang en/of te veel te vergaderen. Dit werkt demotiverend en draagt niet bij aan de ontwikkeling van het team. Ten slotte is het uit den boze om te roddelen over jouw team met andere teamleiders: "Dit wil je ook niet binnen je team, omdat het de saamhorigheid verstoort. Als je wel roddelt, werkt het alleen maara contraproductief," benadrukt Anne.
Teamspirit online
Veel communicatie binnen teams gaat nu online. "Online is niet heel anders dan in het echt, alleen moeten we - misschien meer dan normaal - bewust tijd vrijmaken voor contact met elkaar en aandacht voor elkaar," aldus Anne. Maak duidelijke afspraken wanneer je werkt en wanneer niet: "Kom ook aan je eigen agenda toe en niet alleen aan die van anderen," luidt het advies. Daarnaast is het belangrijk om aandacht te hebben voor het echte gesprek. Zeker voor mensen die niet aanwezig kunnen zijn op de werkplek. Probeer manieren te vinden om (online) bij elkaar te komen en neem daar de tijd voor, plan dit onderlinge contact in. "Benoem als leidinggevende ook dat je deze nieuwe manier lastig vindt en waar je tegenaan loopt," raadt Giezen aan. "Dat wekt een gevoel van vertrouwen op."
Lopen teamleden aan tegen verveling? Daag hen dan uit met experimenten, laat ze iets doen wat ze nog nooit gedaan hebben of laat ze zelf iets bedenken. Als leidinggevende heb je een cruciale rol: "Biedt een stip aan op de horizon en wees helder, ook in wat niét helder is. Dat kweekt onderling vertrouwen en saamhorigheid." Doe dit leren samen, bespreek met elkaar wat goed ging en wat niet en ga uit van de beste bedoelingen. Het belangrijkste om de teamspirit op afstand te bewaren is om duidelijk te zijn, vertrouwen in je teamleden uit te stralen, geef extra aandacht aan individuelen teamleden maar vergeet ook het team als groep niet om het gevoel van 'samen' te blijven behouden. Biedt structuur aan en controleer niet teveel, geef extra aandacht als dat nodig is aan individuele teamleden maar vergeet ook niet de groep die zich maar weinig laat horen. Het blijft lastig online en het stelt ons voor nieuwe uitdagingen, maar we leren elke dag!
Webinar gemist en terugkijken? Dat kan hieronder!