5 aandachtspunten voor je communicatiestrategie

Hoe zorg je ervoor dat mensen zich echt gehoord voelen? In participatieprojecten is communicatie meer dan informeren — het vraagt om luisteren, afstemmen en wederzijds vertrouwen. Deze tips – verschenen in een eerdere blog over participatie – helpen je om je communicatiestrategie effectiever in te richten.

1. Begin zo vroeg mogelijk met betrokkenen aanhaken

Hoe en hoe vaak je dit doet, kan bepalend zijn in de activatie van je doelgroep. Een snelle follow-up na de eerste berichten zorgt bijvoorbeeld voor meer betrokkenheid. Het maakt het tegelijkertijd makkelijker voor mensen die nieuw komen om aan te sluiten. Zo betrek je sneller de hele community bij de voortgang.

Zorg ook voor een consequente follow-up. Is er een mijlpaal bereikt, een besluit genomen of een tussentijds resultaat behaald? Dan zijn dit dé momenten om je doelgroep te informeren, activeren of consulteren. Veel van deze momenten kun je al vooraf bepalen doordat je de fasen van je traject goed hebt uitgedacht. Maar let op: laat altijd ruimte in je participatieplan voor flexibiliteit. Op deze manier kun je tijdens het traject keuzes maken op basis van de kennis en ervaringen die je opdoet in de buurt.

2. Gebruik de kennis uit je stakeholder-analyse om de vorm en frequentie te bepalen

In je analyse wil je al scherp krijgen hoe het netwerk van je doelgroep eruitziet, wat hun culturele achtergrond is en of ze vaak op bepaalde plekken komen. Worden de buurtcentra goed bezocht? Hang hier dan een poster op. Gaat het om jongeren? Dan weet je dat je geen advertentie in een huis-aan-huisblad hoeft te zetten, maar je bereik wél vergroot via sociale media. Of bijvoorbeeld door posters in het skatepark op te hangen. Zorg voor een goede mix van verschillende vormen en kanalen. Denk ook na over de frequentie.

3. Zorg ervoor dat jouw communicatie inclusief is

Richt je niet alleen op de actieve, zichtbare burgers, maar ook op het “stille midden”. Adviseur en trainer Aart Paardenkoper stelt dat deze groep je nog weleens kan verrassen: “Het stille midden verschilt soms stevig van mening met die van de reeds bekende stakeholders en insprekers.” Melden betrokkenen zich via een website aan? Stel dan alvast een paar korte vragen om een beeld te krijgen van wie zich aanmeldt. Zie je dat een bepaalde groep ondervertegenwoordigd is? Kijk dan of je ze op andere manieren kunt bereiken. Bijvoorbeeld door de uitnodiging te versturen via (huis-aan-huis)kranten, flyers of e-mail. Of door deze doelgroep vaker iets te sturen.

Houd er ook rekening mee dat niet elke inwoner, huurder of andere stakeholder op hetzelfde moment aanhaakt. Sommigen willen elke week bij een brainstormsessie. Anderen willen alleen op de hoogte blijven. En de rest schiet pas in actie als er een concreet raamwerk ligt.

4. Maak de drempel zo laag mogelijk

Het blijft natuurlijk altijd de vraag: hoe stimuleer ik participatie? Hoe zorg ik ervoor dat mijn doelgroep écht actief meedoet? Nou, door de drempel zo laag mogelijk te houden! Zorg ervoor dat jouw boodschap duidelijk is. Waarvoor nodig jij de lezers uit? Waarover mogen zij meepraten of -beslissen? Waar kunnen ze terecht met vragen over de uitnodiging? Zorg ervoor dat je dit vertelt op een manier die de gemiddelde Nederlandse lezer begrijpt. Oftewel: schrijf op B1-taalniveau.

5. Zoek ambassadeurs

Dit zijn mensen die een belang hebben bij het participatietraject. Jij kunt natuurlijk wel elke keer de kar trekken, maar het werkt veel effectiever als iemand uit de community dat zelf doet. Zorg ervoor dat zij het project via hun eigen kanalen onder de aandacht brengen. Vraag de ambassadeurs ook om hun mening en adviezen. En denk samen met hen na over hoe zij het participatieplatform leven in kunnen blazen. Bijvoorbeeld door een poll in te zetten om mensen op bepaalde stellingen te laten stemmen. Dit zorgt voor interactie en actievere deelnemers. En het is uiteindelijk de effectiefste manier om de nijlpaarden op afstand te houden.

Wil jij meer leren over participatie en praktische tips opdoen van experts uit het vak? Op dinsdag 20 mei 2025 organiseert Babbage het evenement ‘De Kracht van Participatie & Communicatie’, speciaal voor communicatieprofessionals binnen de (semi)overheid. Een inspirerende dag bij Aristo Meeting Center op Utrecht CS waar we samen inzoomen op participatie in alle facetten.