Een sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever? Dat doe je zo!

In een ideale wereld krijg jij op de wervende vacature die je schreef een stapel hoopvolle
sollicitatiebrieven terug. Dan kan het vissen beginnen. Want uit deze zee van professionals kan er maar één de ware zijn. En de ware vinden, is nou eenmaal hard werken. Om je kans op een goede match te vergroten, wil je als werkgever het sollicitatiegesprek goed voorbereiden.

Je wil elkaar natuurlijk eerst een beetje leren kennen voor je de sprong waagt. Daar is het kennismakingsgesprek voor. Is de eerste indruk voor beide kanten goed? Dan volgt het sollicitatiegesprek. Dit is andere koek. Hierin ligt de focus veel meer op uitdagende vragen en het onderhandelen over de arbeidsvoorwaarden. Je wilt de persoonlijkheid, vaardigheden en werkervaring van jouw sollicitant leren kennen. En je wil daarnaast als werkgever ook nog eens een goede indruk achterlaten. Want ware liefde komt natuurlijk van twee kanten. In deze blog lees je op welke aandachtspunten je als werkgever wilt letten bij een sollicitatiegesprek voorbereiden.

Zorg ervoor dat je weet waar je naar op zoek bent

Dit klinkt als een inkoppertje. Toch is dit in de praktijk vaak niet helemaal helder en komt het meestal neer op: tja, je collega van accounting vertrekt en daar hebben we een vervanger voor nodig. Wil jij het ideale team samenstellen? Dan wil je hier iets beter over nadenken. Welke competenties moet jouw nieuwe medewerker hebben om bij te dragen aan jouw organisatiedoelen? En welke persoonlijkheid past het beste bij het team? Oftewel: zorg voor een goede voorbereiding nog voor je begint met het sollicitatiegesprek voorbereiden.

Schrijf concrete beoordelingscriteria op. Wil je dat jouw nieuwe accountant vooral heel accuraat werkt? Of is vindingrijkheid belangrijker? Of zoek je een echte teamspeler? Door dit scherp te stellen, voorkom je dat elke sollicitant “wel aardig” lijkt. Je hebt een meetlat waarmee jij en jouw collega’s sollicitanten objectiever kunnen beoordelen. Ook kun je hierdoor vragen bedenken die testen of de professional die je interviewt deze competenties en vaardigheden ook echt heeft. Maar daarover straks meer. Laten we eerst eens bekijken hoe je wat structuur aanbrengt in het gesprek.

Een sollicitatiegesprek voorbereiden doe je behulp van het A4-model

Dit model deelt het sollicitatiegesprek op in vier delen:

1. Aanvang
   Je doel is om de sollicitant op zijn gemak te stellen en zich welkom te laten voelen. Hoe?
   Door van tevoren duidelijke instructies te geven over waar iemand zich kan melden. En het is
   dan natuurlijk ook fijn als er op dat moment iemand klaarstaat om de sollicitant op te vangen met een kopje koffie en een kletspraatje. Begin het gesprek verder altijd door eerst jezelf voor te stellen voor je het stokje aan de sollicitant doorgeeft.
2. Analyse
   Tijd om de diepte in te duiken! Twee belangrijke aandachtspunten. Zorg er ten eerste voor dat je in deze fase maar één vraag per keer stelt. Zo krijg je duidelijke antwoorden die je kunt vergelijken met die van andere sollicitanten. Vraag dus: “Hoe ga jij om met strakke deadlines?” Voeg daar niet nog iets aan toe als: “Of had jij daar in jouw functie weinig last van?” Dit is een stapelvraag en zorgt voor onduidelijkheid.
   
   Gebruik ten tweede de LSD-methode. Dat staat in dit geval voor luisteren, samenvatten en doorvragen. We willen nog weleens vergeten om samen te vatten in een gesprek. Gemiste kans! Hiermee laat je namelijk zien dat je hebt geluisterd. En het is een mooie methode om te checken of je nog op één lijn zit met de sollicitant. Ook kun je hierdoor betere vervolgvragen stellen.
3. Aanbod
   Je hebt inmiddels een goed idee van wie je tegenover je hebt. Nu is het tijd om jezelf te verkopen. Neem de tijd om meer over jezelf en de organisatie te vertellen. Wees daarin zo transparant mogelijk. Vraag sollicitanten ook naar wat zij in hun werk juist wel en niet zoeken. Vertel vervolgens hoe dit bij jullie geregeld is. Vertel meer over de bedrijfscultuur, het belang van diversiteit en inclusie en de vorm en frequenties van het aantal uitjes en borrels. Wees ook eerlijk in wat je niet biedt. Zo vergroot je de kans op een goede match.
4. Afronden
   Vertel in grote lijnen hoe je het gesprek hebt ervaren. En vraag dit ook aan jouw sollicitant. Zo kun je het enthousiasme en interesseniveau een beetje peilen. Ook komen er zo soms dingen aan het licht die je meteen kunt bespreken. Bouw tijdens het voorbereiden van het sollicitatiegesprek ook bewust momenten in waarop de sollicitant vragen kan stellen. Dit is ook een mooi moment om sollicitanten hiervoor nog een laatste kans te geven.
   
   Vertel tot slot wat de volgende stappen in het sollicitatieproces zijn. Hoeveel rondes zijn er? Krijgt iemand nog een opdracht mee om te maken? Wanneer kan de sollicitant de beslissing verwachten? Is dit allemaal helder? Bedank dan nog een keer voor het gesprek. En loop even mee naar de uitgang om de sollicitant met een ferme handdruk en een laatste goede indruk achter te laten.

Vraag tijdens de analysefase iemands competenties uit met de STARR-methode

Deze methode helpt je om inzicht te krijgen in hoe een professional zich op de werkvloer gedraagt. En dus welke competenties iemand echt heeft. STARR staat voor:

• Situatie: wat was de specifieke situatie?
• Taak: welke rol of verantwoordelijkheden had je?
• Actie: wat deed je om de situatie aan te pakken?
• Resultaat: wat was het resultaat van deze actie(s)?
• Reflectie: wat leerde je van deze ervaring?

Kijk nog eens goed naar je wensenlijst van competenties en stem daar vervolgens je vragen op af. Vind je het belangrijk dat jouw toekomstige collega goed is in het oplossen van problemen? Dan kun je vragen: heb je weleens een conflict op moeten lossen binnen je team? Vind je het belangrijk dat iemand een teamspeler is? Vraag dan bijvoorbeeld: kun je een situatie delen waarin je samenwerkte met een moeilijke klant of collega? Daarna kun je verder vragen naar hoe iemand de situatie aanpakte, wat het resultaat was en wat iemand de volgende keer misschien anders zou doen. En onthoud: stel wel maar één vraag per keer. 

Stel open vragen tijdens het sollicitatiegesprek

Om meteen wat nuance aan te brengen, begin het gesprek niet met: “Nou, vertel, wie ben jij?” Dat is iets té open. En zo lijkt het alsof je het voorbereiden op het sollicitatiegesprek niet serieus hebt genomen. Je wil gerichte vragen stellen op verschillende vlakken. De STARR-methode is specifiek om competenties uit te vragen. Maar je wil natuurlijk ook meer weten over iemands werkstijl, kennisniveau, werkervaring, motivatie en persoonlijkheid. Hieronder vind je voor elk van deze onderdelen twee voorbeeldvragen:

• Werkstijl: hoe breng jij prioriteiten aan in je werk? Hoe bepaal je welke taken voorrang
  krijgen?
• Kennisniveau: welke kennis heb jij opgedaan tijdens je vorige opleiding/functie? Wat zou je
  nog willen leren?
• Werkervaring: op welk project in je carrière ben jij het meest trots? Wat kan ik niet weten op
  basis van jouw cv?
• Motivatie: wat spreekt je het meest aan in deze functie en ons bedrijf? Hoe past deze functie
  in jouw vijfjarenplan?
• Persoonlijkheid: welke drie woorden omschrijven jou het beste? Welke rol neem jij meestal
  in een team?

Let wel op de regels vanuit de Antidiscriminatiewet. Stel dus geen vragen over geloof, afkomst, seksuele oriëntatie, zwangerschap of kinderwensen.

Pas op voor deze valkuilen tijdens het sollicitatiegesprek

• Aannames doen 
  Binnen een paar seconden hebben mensen hun mening klaar. Ook tijdens een sollicitatiegesprek. En waarschijnlijk zelfs al tijdens het voorbereiden van het sollicitatiegesprek. De kunst is om deze neiging te onderdrukken en je niet te laten leiden door je eerste indruk. Een sollicitatiegesprek goed voorbereiden, door beoordelingscriteria en een vragenlijst te maken, helpt hierbij. Doe je toch een aanname? Check dan altijd even of die klopt. “Het klinkt alsof je het moeilijk vind om om hulp te vragen in je werk, klopt dat?”
• Een monoloog of vragenvuur houden
  Een sollicitatiegesprek is tweerichtingsverkeer. Je wilt niet dat het een kruisverhoor wordt, waarbij jij als werkgever alleen maar vragen stelt. Je wilt ook niet dat jij het grootste deel van het gesprek gebruikt om jouw eigen organisatie in het zonnetje te zetten. Dit voorkom je door in de eerste mail je sollicitant aan te moedigen om zelf ook vragen op te stellen. Bepaal vervolgens tijdens het voorbereiden van jouw sollicitatiegesprek alvast wanneer je momenten inbouwt voor die vragen. 
• Professionals vergelijken
  Je vergelijkt al snel de professionals met elkaar. Of met de vorige medewerker. Maar wat je eigenlijk wilt doen, is ze naast de meetlat van de beoordelingscriteria houden. 
• Een kopie kiezen
  We zijn al snel geneigd om te kiezen wat we kennen. Terwijl je in dit geval soms beter op zoek kunt gaan naar de verschillen. Verschillende persoonlijkheden in je team leidt uiteindelijk tot betere resultaten. Dus, heb jij al allemaal creatievelingen in het team? Dan is het misschien juist goed om iemand te vinden die juist over de planning waakt. 
• Direct nabespreken
  Het liefst voer je een sollicitatiegesprek samen met een collega. Onderdruk dan alleen wel de neiging om na het gesprek meteen in de nabespreekmodus te schieten. Laat het gesprek even landen. Vorm je eigen mening. En check daarna pas hoe jouw collega erover denkt. Zo voorkom je dat je elkaars ideeën en aannames versterkt. En dat je de ware straks laat lopen…