Het perfecte (communicatie) team samenstellen?

Haal daarvoor deze competenties en persoonlijkheden in huis!

Michael is een waar creatief genie. Hij heeft bakken ervaring met het opstellen van communicatiestrategieën en verzet in één dag tijd het werk van drie collega’s samen. Het enige probleem… Hij weet het altijd beter en laat geen ruimte voor junior medewerkers om zichzelf te laten zien. Dat ligt niet heel lekker in het team. Tja, het perfecte communicatie team samenstellen is geen makkelijke optelsom van losse delen. Het is de perfecte balans vinden tussen persoonlijkheden én competenties en vaardigheden.

Het communicatie team is vaak het hart van de organisatie. Zij zorgen voor verbinding binnen én buiten de organisatie. Maar ja, hoe zorg je ervoor dat de verbinding binnen het team zelf optimaal is? Met de juiste mensen op de juiste plek, werkt een team beter, sneller en met meer impact. Dat klinkt goed natuurlijk. Alleen is het samenstellen van zo’n effectief communicatie team best een uitdaging. Twee goede spitsen maken nou eenmaal nog geen succesvol voetbalteam. Dus, waar moet je op letten bij het samenstellen van jouw communicatie team?

Vind de juiste persoonlijkheden voor jouw communicatie team

In combinatie met een goed voorzetje van het middenveld en een sterke verdediging kom je met twee sterke spitsen namelijk een heel eind. Maar heeft jouw team wel al deze rollen in huis? 

Om daar achter te komen, kun je bijvoorbeeld de vier kleuren van het DISC-model gebruiken of MBTI. Maar hier gaan we uit van het Big Five-model. Dit is volgens de wetenschap namelijk een van de meest betrouwbare persoonlijkheidstheorieën. Deze theorie gaat uit van vijf kenmerken: openheid, consciëntieusheid, extraversie, altruïsme en neuroticisme. In deze video krijg je binnen vijf minuten het Big Five-model uitgelegd. Aan de hand van die karaktereigenschappen, kunnen we vijf rollen onderscheiden die je sowieso wilt hebben bij het samenstellen van jouw communicatie team:  

De leider

Hiervoor zetten we de voetbalanalogie nog even voort. Want je kunt in een team wel allemaal sterke, losse componenten hebben, maar zonder sterke trainer halen ze het kampioenschap niet. Een goede leider is iemand die duidelijke opdrachten geeft, problemen oplost en anderen motiveert en inspireert. Een succesvolle leider heeft ook sterke sociale vaardigheden. Het is iemand die goed luistert en helder communiceert. Daarvoor wil je iemand die hoog scoort op extraversie, altruïsme en openheid.

Sluit bij het kiezen van de leider aan op de behoefte van je team. Is het een jong team, dat nog veel begeleiding nodig heeft? Dan hebben ze iemand nodig met een strakke managementstijl. Bestaat het team uit doorgewinterde medewerkers? Dan hebben ze behoefte aan autonomie. Niet aan een strikte manager die in hun nek hijgt en bij het minste de hiërarchiekaart speelt. Het is in beide gevallen goed om te waken voor micromanagement. Een communicatie team heeft veel vrijheid nodig. Vertrouw op hun expertise en geef vernieuwers ruimte om creatief te zijn.

De vernieuwer

84% van de CEO’s in dit onderzoek van McKinsey zien innovatie als de belangrijkste drijver om te groeien. Tegelijkertijd is dit ook waar diezelfde CEO’s de meeste ruimte voor verbetering zien. Daarom wil je iemand in je team met een visie, iemand die met creatieve, nieuwe ideeën komt. En ook iemand die niet bang is om daarbij risico’s te nemen. Eigenschappen die bijvoorbeeld in de rol van content creator of communicatieadviseur mooi van pas komen. Je wilt in je communicatie team iemand hiervoor hebben die hoog scoort op de eigenschap ‘openheid’.

De analist

Om het team in balans te houden, is er ook een kritische denker nodig. Iemand die niet in zeven sloten tegelijk loopt. Iemand die de tijd neemt om gedegen onderzoek te doen voor het maken van een beslissing. Een analist is misschien niet altijd de makkelijkste persoon in het team, want de focus ligt voor hen niet op de andere teamleden. De karaktereigenschap ‘altruïsme’ is lager en ze scoren vaak hoger op introversie. Maar ze zijn wel onmisbaar. Ze voorkomen dat het team overhaaste beslissingen neemt.

De planner

Een andere rol die helpt om overhaaste beslissingen te voorkomen, is de planner. Je wilt iemand in je team hebben die betrouwbaar is, punctueel en verantwoordelijk. Iemand die probleemloos elke deadline haalt en altijd een verse to do-lijst op het bureau heeft liggen. Doordat zo iemand zicht heeft op mogelijke problemen in de toekomst, kunnen ze voorkomen dat het team voor verrassingen komt te staan. Zeker in de rol als projectmanager of communicatieadviseur zijn deze eigenschappen handig. Hiervoor heb je iemand in je communicatie team nodig die hoog scoort op consciëntieusheid en laag op neuroticisme.

De buffer

Naast ‘leiders’ heb je ook inspirerende, leidende figuren nodig. Communicatie en luisteren staan bovenaan het verlanglijstje binnen deze rol. Emotionele intelligentie en empathie ook. Hierdoor werken deze mensen goed samen met collega’s en met klanten. Het enige verschil met de ‘de leider’ is dat het leiderschapselement ontbreekt, zodat deze persoon meer levelt met collega’s. Deze personen zijn nodig om het teamgevoel te versterken en dienen als buffer tijdens conflicten op de werkvloer. Ze scoren dan ook hoog op openheid en altruïsme.

Verzamel de nodige competenties voor je communicatie team

Naast verschillende rollen, en verschillende karaktereigenschappen, wil je ook dat jouw teamleden specifieke competenties en vaardigheden hebben. Een bekende manier om te testen welke competenties je in huis hebt, is de 360graden-feedback ontwikkelplanner. In de rolverdeling hierboven zaten al veel van deze 33 competenties verstopt. Hieronder vind je de belangrijkste voor een communicatieprofessional op een rij:

• Aanpassingsvermogen: de communicatiewereld verandert snel, je wilt een team dat zich makkelijk aanpast aan veranderende omstandigheden, technologieën, tools of zelfs crisissituaties.
• Creativiteit: om die veranderingen op te vangen wil je teamleden hebben die met originele oplossingen komen. 
• Innoveren: je wilt iemand die vernieuwende werkwijzen onderzoekt en initieert om veranderingen bij te houden en voor te blijven.
• Leiderschap: je wilt iemand in het team die medewerkers aanstuurt om afgesproken doelen te bereiken.
• Luisteren:  je wilt een teamlid dat de tijd neemt om te luisteren om zo met de juiste vragen de nodige informatie te verzamelen.
• Mondelinge communicatie: je wilt iemand die toehoorders kan boeien en complexe zaken simpel kan verwoorden.
• Plannen en organiseren: je wilt dat iemand het overzicht heeft om het werk zo efficiënt mogelijk in te richten, zodat het team het zo effectief mogelijk kan uitvoeren.
• Samenwerken: je wilt iemand die actief om input vraagt en bijdraagt aan het werk van anderen.
• Sociabiliteit: je wilt iemand die op een natuurlijke manier contact kan maken en onderhouden.
• Sensitiviteit: je wilt een teamlid dat rekening houdt met de gevoelens en behoeften van anderen en weet welke impact iets heeft op anderen.
• Visie: je wilt een teamlid dat vooruitdenkt en voorsorteert op veranderingen die komen.

Zorg vooral voor diversiteit bij het samenstellen van je communicatie team

Diversiteit op het gebied van persoonlijkheden, competenties en vaardigheden, maar ook etniciteit. En dat is niet alleen om de diversiteitsquota van dat jaar te halen. Ethnisch diverse teams hebben 39% meer kans om beter te presteren dan de minst diverse teams, blijkt uit dit onderzoek van McKinsey. Deze teams kunnen moeilijke vraagstukken namelijk uit meerdere invalshoeken bekijken en zo makkelijker problemen oplossen. En die brede blik komt ook weer het stukje innovatie ten goede.

Heb jij het ultieme communicatie team samengesteld? Zorg tot slot dan voor een duidelijke visie. Niets verbindt een team als een gezamenlijk, meetbaar doel. Dit is de ultieme afleiding van onderlinge verschillen en verlegt de focus naar samenwerken. Want waarom zou je presteren als er verder geen wedstrijd in het verschiet ligt? Dus het enige wat je nu nog hoeft te doen, is jouw communicatie team het idee geven dat ze het EK kunnen winnen. Dat mag ook wel weer een keer, toch?