Hoe ga je om met de burn-out van een medewerker?

5 praktische tips voor jou als werkgever, leidinggevende of HR-begeleider.

Voorkomen is beter dan genezen. Zeker bij een burn-out. Helaas ligt dat als werkgever niet altijd in jouw macht. Kijk maar eens naar de cijfers: al sinds 2014 blijft het aantal medewerkers stijgen die overspannen zijn of burn-outklachten hebben. Grote kans dus dat je als werkgever hier vroeg of laat mee te maken krijgt. Hoe ga je als werkgever, manager of HR om met een medewerker met een burn-out? Deze 5 praktische tips van een medewerker helpen je om als werkgever de juiste begeleiding te bieden.

Wie kan je beter vertellen hoe je het beste omgaat met een medewerker met een burn-out dan… een medewerker met een burn-out? Rosa (32) zit inmiddels al meer dan een half jaar thuis, nadat ze ruim 3 jaar hard voor een groot consultancybureau werkte. “Het komt voor mij door een combinatie van niet meer helemaal op mijn plek zitten, een hoge werkdruk en moeilijkheden thuis.” Hoewel haar burn-out meerdere oorzaken kent, merkt ze dat de manier waarop haar werkgever ermee omgaat voor haar een groot verschil maakt. “Uiteindelijk is communicatie het allerbelangrijkste”, stelt ze. Dus, wat wel en niet te doen bij een burn-out van je medewerker?

1. Geef je medewerker genoeg ruimte

Dit is waar de eerste behoefte van je medewerker ligt. Een opmerking als “Je bent onmisbaar hier”, is waarschijnlijk goed bedoeld, maar kan de druk juist verhogen. Medewerkers voelen zich vaak al schuldig genoeg over het feit dat ze zijn uitgevallen. Rosa vertelt dat ze het fijn vond dat ze af en toe via de app contact had met haar manager, want bellen was nog te veel. “Dan stuurde mijn manager soms alleen even een bericht met: ‘Ik hoop dat het goed met je gaat. Bellen kan altijd als je daar behoefte aan hebt. En je hoeft op dit berichtje verder niet te reageren hoor.’ Het was fijn om te horen dat er wel aan mij werd gedacht, maar dat ik daar verder niet actief iets mee hoefde.”

2. Blijf contact houden

Dat is op zich niet lastig. Wat wel lastig is, is de juiste balans vinden. Het is goed om te beseffen dat het contact jouw medewerker waarschijnlijk veel energie kost. En dat er al veel contact is met de bedrijfsarts, arbodienst en waarschijnlijk een coach of een psycholoog. Rosa snapt dat het voor een werkgever een spanningsveld is: “Jouw werkgever heeft natuurlijk ook de nodige verplichtingen. Maar een manager, de hiërarchie, het moeten, daardoor kun je al snel druk ervaren. En geloof me, dat helpt niet…”

Ze geeft de tip om het contact laagdrempelig te houden: “Je wilt op zo’n moment contact met iemand waar je je goed bij voelt. Iemand waarbij je het gevoel hebt dat je vrij je behoefte aan kunt geven. En iemand die jou het gevoel geeft dat jij als medewerker centraal staat in het proces.”

3. Maak samen duidelijke afspraken

“Toen ik tijdens mijn herstel een nieuwe manager kreeg, merkte ik het verschil. Opeens kwamen er onverwachts belletjes binnen. En mijn nieuwe manager wilde nu elke 2 weken inchecken in plaats van elke 6. Dat veroorzaakte veel stress bij mij”, vertelt Rosa. Daarom geeft ze de tip om duidelijke afspraken te maken met je medewerkers.

Dus heb jij een medewerker met een burn-out? Blijf dan met diegene afstemmen: met wie wil je contact, wanneer en hoe vaak? En welke vorm vind je daarbij fijn: liever op de werktelefoon, privételefoon of via de mail? Vermijd op die manier zoveel mogelijk het maken van onverwachte telefoontjes. En wees altijd duidelijk over wat jouw medewerker kan verwachten van het re-integratietraject. Bijvoorbeeld als het gaat om de contractverlenging of het aanvragen van een uitkering.

4. Laat zien dat jij jouw medewerker steunt

En dat je de klachten van je medewerker serieus neemt. Bijvoorbeeld door zo min mogelijk te oordelen. En ook door het gesprek zo open mogelijk te houden. De open vraag “Hoe gaat het met je?” kun je beter stellen dan de suggestieve vraag “Voel je je al wat beter?”. Met deze laatste vraag duw je jouw medewerker al een bepaalde kant op. Houd het gesprek open. En geef iemand de ruimte om eerlijk te antwoorden en op basis van het eigen gevoel.

Rosa: “Ik kon mij na een gesprek met mijn manager soms echt helemaal gerustgesteld voelen. Dat kwam door de boodschap: het is oké, neem je tijd, dit gaat niet over in een week. Daardoor voelde ik echt een stukje erkenning. Met een burn-out is het zo fijn als iemand je vertelt dat jouw gezondheid op dat moment het allerbelangrijkste is.”

5. Zorg voor een individuele aanpak

Elke medeweker is anders. En elke burn-out ook. De oorzaak kan liggen in perfectionisme of een te hoge werkdruk. Of in je niet gesteund voelen door je werkgever, organisatie of collega’s. Het kan komen door een moeilijke situatie thuis, zoals een verlies of een scheiding. Of door een combinatie van al deze factoren. Zet jouw medewerker daarom centraal in het herstelproces. Onderzoek de oorzaak. En bepaal wat die persoon, in deze situatie, op dit moment nodig heeft om de volgende stap in het herstelproces te zetten. 

Een loopbaancoach kan helpen als de medewerker het gevoel heeft niet op de juiste plek te zitten. Terwijl een arbo-psycholoog juist weer goed kan helpen op het moment dat de medewerker ook kampt met depressie. Of misschien is er gewoon een betere werkverdeling nodig, bijscholing of een andere functie. Rosa kan niet genoeg benadrukken dat de focus op de behoefte van de medewerker moet liggen: “Het is meerdere keren gebeurd dat ik aangaf waar mijn behoefte lag, bijvoorbeeld in hoe vaak ik contact wilde, en dat daar niet naar werd geluisterd. Dat is zó frustrerend.”

6. Bouw het langzaam weer op

Als werkgever kun je niet bepalen hoelang het herstel duurt. En je wilt dit ook zeker niet forceren, want als dat misgaat, ben je verder van huis. Begin daarom klein. Laat jouw medewerker eerst eens langskomen voor een kletspraatje met collega’s. Het gaat hierbij puur het proeven van de sfeer. Je wilt niet dat het gaat over het werk dat zich opstapelt of over verwachtingen over wanneer iemand weer terugkomt.

Is het in het begin nog niet duidelijk wat de medewerker aan kan? Begin dan met werken op arbeidstherapeutische basis. De medewerker blijft dan nog even ziekgemeld en kan zonder te veel druk kijken wat wel en niet kan. “Want uiteindelijk hebben de meeste medewerkers met een burn-out hetzelfde doel als hun werkgever. Ik heb het idee dat ik daarin nog weleens verkeerd begrepen word. Ik wil ook gewoon mijn leven terug en weer aan het werk kunnen.”

Heb jij te maken met uitval in je team? Herstel vraagt vaak tijd. Tijdelijke ondersteuning kan de werkdruk verlichten. Wij denken graag met je mee in een vrijblijvend gesprek.