Je kunt pas luisteren als iemand je iets vertelt

Hoe stel je een participatieplan op dat mensen écht activeert?

Huurders die meedenken over de nodige renovaties in hun gebouw. Inwoners die meepraten over de inrichting van de wijk. Jongeren die ideeën opperen voor het verbeteren van de jeugdhulp… De wereld kan zo mooi zijn als we het samen doen. Die ideale wereld komt iets dichterbij als jouw communicatieafdeling een goed participatieplan opstelt. Helaas gaat dat niet altijd goed…

Een geweldig voorbeeld daarvan is het verhaal van Ernesto Sirolli, auteur en expert op het gebied van economische ontwikkeling. Zijn verhaal speelt zich af in Zimbabwe, waar hij in zijn jonge jaren werkte bij een ngo. Een van zijn eerste opdrachten was om de Zimbabwanen te helpen eten te verbouwen. Met succes. Want op de vruchtbare grond langs de rivier groeiden al snel gigantische tomaten en courgettes. “Maar in plaats van aan de bevolking te vragen waarom ze nooit zelf eten hadden verbouwd, dachten we alleen maar: thank God we’re here”, vertelt Sirolli.

Het antwoord op die ongestelde waarom-vraag kwam in de nacht. Toen tweehonderd nijlpaarden uit de rivier kwamen om elk laatste groene blaadje op te eten. Waarom hadden de Zimbabwanen hier niet voor gewaarschuwd? Nou, omdat de hulpverleners er nooit naar hadden gevraagd… De titel van Sirolli’s Ted Talk zegt genoeg: “Want to help someone? Shut up and listen!”. Maar voor je kunt luisteren, zul je mensen eerst moeten motiveren om te vertellen. Daar is een succesvol participatieplan voor nodig.

Een succesvol voorbeeld van burgerparticipatie vinden we dichterbij huis

Via het Jeugdplatform Amsterdam. De jongeren in het platform zijn tussen de 12 en 24. Waarbij de ouderen mentor zijn voor de jongere leden. Ook zitten er ouders in die spreken voor hun kinderen die jonger zijn dan 12. Het platform verzamelt hun meningen, ervaringen, tips en adviezen. En ze vertalen dit naar een advies waarin staat hoe de gemeente hulp voor jongeren beter kan laten aansluiten op de praktijk.

Ook brengt het platform jongeren, ouders, beleidsmakers en professionals in contact. Het verlaagt de drempel om elkaar te horen en van elkaar te leren. En dit was precies de wens van een van de wethouders van de gemeente. Daarom besloten ze om jongerentafels te organiseren met het Jeugdplatform. Voor de bijeenkomst wordt het thema bepaald, zoals jeugdhulp of pleegouders. Een uur lang gaan de jongeren daarover in discussie, terwijl de wethouder luistert. Daarna is er ruimte voor een gesprek tussen de wethouder, ambtenaren en de jongeren.

Een knap staaltje burgerparticipatie. Een voorbeeld dat het concept “Shut up and listen” serieus neemt. En een voorbeeld dat laat zien wat het kan opleveren als je burgerparticipatie succesvol weet door te voeren. Wat de gemeente Amsterdam daarin heel goed doet, is de vraag van de inwoners zelf centraal stellen. Alleen hoe zorg je ervoor dat zo’n tafel vol komt te zitten? En dat de doelgroep ook echt bereid is om te participeren? Want het is moeilijk luisteren als niemand iets vertelt… De wethouder in Amsterdam zat aan een volle tafel, vol meningen. En dat begon allemaal bij een goed participatieplan.

Het participatieplan is een communicatiemiddel op zich

Het maakt iedereen binnen en buiten de organisatie duidelijk hoe het participatietraject zal verlopen. Je wilt duidelijkheid scheppen over wat je wilt bereiken, hoe je dat wilt doen, wie je erbij wilt betrekken, en op welk moment. Dus het participatieplan maakt helder wat je verwacht van de verschillende betrokkenen. En het schept ook verwachtingen. Dus wil je dat je plan duidelijk laat zien wat er met de bijdragen van betrokkenen gebeurt. Een duidelijk en helder participatieplan is op zijn zachtst gezegd dus best belangrijk. Dus hoe kun je zo’n participatieplan opstellen?  

Stel jezelf drie belangrijke vragen bij het maken van jouw participatieplan

1. Wie is mijn doelgroep?
   Om te voorkomen dat je met een participatieplan komt dat de nijlpaarden opeten, is het nodig om jouw doelgroep(en) centraal te stellen. Let op: dit zijn alle partijen van wie jij iets wenst, wilt of verwacht. Dus zowel de partijen die een beslissing gaan nemen als de partijen voor wie iets verandert. Maak voor alle betrokken groepen een stakeholderanalyse. Zorg dat je – voor jij jouw participatieplan maakt – antwoord hebt op vragen als:
   – Wat zijn belangrijke thema’s voor mijn doelgroep?
   – Wat zijn de zorgen of vragen die zij hebben?
   – Wat hebben zij voor informatie nodig? En via welke kanalen krijgen ze dat het liefst?
   – Welke belangen spelen er? Wat is het effect van het project op hen?
   – Welke invloed kunnen zij zelf uitoefenen?
   
   
2. Hoe sluit mijn doel aan bij de belangen van mijn doelgroep? 
   Denk bij het opstellen van jouw participatieplan niet alleen aan wat “wij willen”. Bijvoorbeeld: wij willen de energietransitie in deze buurt versnellen. Denk aan wat zij willen. Misschien maakt de buurt zich op dit moment wel zorgen over het tekort aan parkeerplekken. Of over hun kinderen die geen grasveldje hebben om op te spelen. Hoe kun jij vanuit die hoek op inhaken met je eigen doel? Met groene parkeerplekken? Met energieopwekkende speeltuinen? Stel de volgende vragen voor je jouw particpatieplan opstelt:
   – Welk probleem of vraagstuk willen we oplossen?
   – Hoe verhoudt zich dit tot wat mijn doelgroep belangrijk vindt?
   – Wanneer is het doel bereikt en het project geslaagd?
   – Wat is er anders in de wereld nadat we dit project hebben afgerond?
   
   
3. Wat zijn de verschillende fasen van het participatietraject?
   Dit is namelijk de kapstok in je communicatieplan waar je straks de rest van jouw communicatiestrategie aan op kunt hangen. Een gestroomlijnde communicatiestrategie zal sterk bijdragen aan een succesvol verloop van je participatietraject. Denk bij de verschillende fasen aan het ontwerp van het traject, de stakeholderanalyse, de uitvoering en terugkoppeling naar betrokkenen. Deze vragen helpen je de verschillende fasen scherp te krijgen in je participatieplan:
   – Welke verschillende fasen kent het project?
   – Welke activiteiten, besluiten of resultaten kenmerken de verschillende fasen?
   – Welke deadlines staan al vast?
   – In welke fasen zetten we communicatie in? En voor welk doel?

5 aandachtspunten voor je communicatiestrategie

Je kent nu je doelgroep. Je weet wat er bij hen leeft. En je kent op hoofdlijnen het verloop van het participatietraject. Nu is het zaak om al deze dingen uit je participatieplan te verbinden in jouw communicatiestrategie. Een paar tips:

Begin zo vroeg mogelijk met betrokkenen aanhaken

Hoe en hoe vaak je dit doet, kan bepalend zijn in de activatie van je doelgroep. Een snelle follow-up na de eerste berichten zorgt bijvoorbeeld voor meer betrokkenheid. Het maakt het tegelijkertijd makkelijker voor mensen die nieuw komen om aan te sluiten. Zo betrek je sneller de hele community bij de voortgang.

Zorg ook voor een consequente follow-up.Is er een mijlpaal bereikt, een besluit genomen of een tussentijds resultaat behaald? Dan zijn dit dé momenten om je doelgroep te informeren, activeren of consulteren. Veel van deze momenten kun je al vooraf bepalen doordat je de fasen van je traject goed hebt uitgedacht. Maar let op: laat altijd ruimte in je participatieplan voor flexibiliteit. Op deze manier kun je tijdens het traject keuzes maken op basis van de kennis en ervaringen die je opdoet in de buurt.

Gebruik de kennis uit je stakeholder-analyse om de vorm en frequentie te bepalen

In je analyse wil je al scherp krijgen hoe het netwerk van je doelgroep eruitziet, wat hun culturele achtergrond is en of ze vaak op bepaalde plekken komen. Worden de buurtcentra goed bezocht? Hang hier dan een poster op. Gaat het om jongeren? Dan weet je dat je geen advertentie in een huis-aan-huisblad hoeft te zetten, maar je bereik wél vergroot via sociale media. Of bijvoorbeeld door posters in het skatepark op te hangen. Zorg voor een goede mix van verschillende vormen en kanalen. Denk ook na over de frequentie.

Zorg ervoor dat jouw communicatie inclusief is

Richt je niet alleen op de actieve, zichtbare burgers, maar ook op het “stille midden”. Adviseur en trainer Aart Paardenkoper stelt dat deze groep je nog weleens kan verrassen: “Het stille midden verschilt soms stevig van mening met die van de reeds bekende stakeholders en insprekers.” Melden betrokkenen zich via een website aan? Stel dan alvast een paar korte vragen om een beeld te krijgen van wie zich aanmeldt. Zie je dat een bepaalde groep ondervertegenwoordigd is? Kijk dan of je ze op andere manieren kunt bereiken. Bijvoorbeeld door de uitnodiging te versturen via (huis-aan-huis)kranten, flyers of e-mail. Of door deze doelgroep vaker iets te sturen.

Houd er ook rekening mee dat niet elke inwoner, huurder of andere stakeholder op hetzelfde moment aanhaakt. Sommigen willen elke week bij een brainstormsessie. Anderen willen alleen op de hoogte blijven. En de rest schiet pas in actie als er een concreet raamwerk ligt.

Maak de drempel zo laag mogelijk

Het blijft natuurlijk altijd de vraag: hoe stimuleer ik participatie? Hoe zorg ik ervoor dat mijn doelgroep écht actief meedoet? Nou, door de drempel zo laag mogelijk te houden! Zorg ervoor dat jouw boodschap duidelijk is. Waarvoor nodig jij de lezers uit? Waarover mogen zij meepraten of -beslissen? Waar kunnen ze terecht met vragen over de uitnodiging? Zorg ervoor dat je dit vertelt op een manier die de gemiddelde Nederlandse lezer begrijpt. Oftewel: schrijf op B1-taalniveau.

Zoek ambassadeurs

Dit zijn mensen die een belang hebben bij het participatietraject. Jij kunt natuurlijk wel elke keer de kar trekken, maar het werkt veel effectiever als iemand uit de community dat zelf doet. Zorg ervoor dat zij het project via hun eigen kanalen onder de aandacht brengen. Vraag de ambassadeurs ook om hun mening en adviezen. En denk samen met hen na over hoe zij het participatieplatform leven in kunnen blazen. Bijvoorbeeld door een poll in te zetten om mensen op bepaalde stellingen te laten stemmen. Dit zorgt voor interactie en actievere deelnemers. En het is uiteindelijk de effectiefste manier om de nijlpaarden op afstand te houden.

Wil jij meer leren over participatie en praktische tips opdoen van experts uit het vak? Op dinsdag 20 mei 2025 organiseert Babbage het evenement ‘De Kracht van Participatie & Communicatie’, speciaal voor communicatieprofessionals binnen de (semi)overheid. Een inspirerende dag bij Aristo Meeting Center op Utrecht CS waar we samen inzoomen op participatie in alle facetten.